Användarvillkor & integritetspolicy

Kort sammanfattat

• JWplanner är en privat tjänst och ingen officiell applikation från JW.org. Den används av ansvariga bröder för att planera och samordna frivilliga insatser vid regionala sammankomster och kretssammankomster.
• Vi sparar bara det som behövs för schemat: namn, telefonnummer, eventuellt e-postadress och vilken församling du tillhör.
• Uppgifterna lagras på en server i Sverige.
• Inga personnummer, adresser eller hälsouppgifter. Ingen reklam, ingen spårning och inga uppgifter säljs eller lämnas ut.

Vilka uppgifter sparas?

• Kontaktuppgifter: namn, telefonnummer, församling och — om du lämnat den — e-postadress. Den som har inloggning måste ha en e-postadress.
• Schemat: vilka pass du är bokad på och den tillgänglighet du själv anger.
• Utskick: när din länk skickats till dig och, för SMS och WhatsApp, om meddelandet kom fram.
• Besök på din personliga länk: tidpunkten när den öppnas, så att ansvariga kan se att utskicket nått fram. Högst de 20 senaste besöken sparas.
• Notiser: slår du på notiser sparas en adress till din webbläsares notistjänst och dina val (till exempel hur långt före passet du vill bli påmind).
• För ansvariga med inloggning: lösenordet sparas aldrig i klartext, bara som en envägskrypterad kod. Inloggningar sparas med IP-adress och webbläsartyp, liksom när du senast var aktiv (så att superadmin ser vem som är inloggad just nu), och ändringar i systemet loggas med vem som gjorde vad, när och från vilken IP-adress — för säkerhetens skull.

Varför, och med vilken rätt?

Uppgifterna används enbart för att planera och samordna de frivilliga insatserna: lägga schema, skicka ut länkar och påminnelser, och nå dig om något ändras. De används inte till något annat.

Behandlingen grundar sig på ett berättigat intresse av att kunna organisera sammankomsterna. Eftersom uppgifterna rör deltagande i religiösa sammankomster hanteras de bara inom verksamheten och lämnas aldrig ut till utomstående (artikel 9.2 d i dataskyddsförordningen, GDPR).

Vem ser dina uppgifter?

• Ansvariga — sektions-, avdelnings- och eventansvariga — ser uppgifterna för de personer som ingår i deras del av planeringen.
• Andra frivilliga som har en delad schemalänk ser bara namnen på dem som står på ett pass. Telefonnummer, e-post och församling visas aldrig där.
• Den som har din personliga länk ser ditt schema. Därför ska den inte delas vidare (se Användarvillkor nedan).
• Mötesvärdar som scannar din legitimation — om din avdelning gett dig en — ser ditt namn, din församling och vilken legitimation du har, så länge den gäller. Inget annat.

Var lagras uppgifterna?

Databasen ligger på en server i Sverige. Säkerhetskopior tas varje natt: en på samma server och en hos en lagringstjänst inom EU (Irland), som sparas i 14 dagar. All trafik till och från JWplanner är krypterad (HTTPS).

Tjänster som hjälper oss

För att kunna skicka meddelanden och hålla tjänsten igång används några externa tjänster:

• 46elks (Sverige) — skickar SMS.
• SMTP2GO — skickar e-post.
• WhatsApp (Meta) — bara om du får din länk via WhatsApp. Meta kan behandla uppgifter utanför EU med stöd av EU:s ramverk för dataöverföring till USA.
• Cloudflare — förmedlar den krypterade trafiken till servern.
• Google eller Microsoft — bara om du som ansvarig väljer att logga in med ett sådant konto.
• Din webbläsares notistjänst (Google, Apple eller Mozilla) — bara om du slår på notiser. Innehållet i notiserna är krypterat på vägen.

Tjänsterna får bara det som behövs för att leverera just sin del.

Hur länge sparas uppgifterna?

• Så länge du är med i planeringen. Tas du bort ur en sektion finns dina uppgifter kvar tills du även tas bort helt — be en ansvarig om det.
• Ett event som avslutats och tagits bort raderas helt, med allt schema under det.
• En ersatt länk visar ett meddelande i 30 dagar och slutar sedan fungera helt.
• Säkerhetskopior hos lagringstjänsten i EU raderas efter 14 dagar.

Kakor och lagring i din webbläsare

JWplanner använder inga spårnings- eller reklamkakor. Den som loggar in får en kaka som håller inloggningen igång — den är nödvändig för att tjänsten ska fungera. På den personliga länken sparar webbläsaren schemat lokalt så att det går att läsa även utan täckning, liksom dina val av tema och visning. Inget av det skickas någonstans.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka uppgifter som finns om dig,
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få dina uppgifter raderade,
• invända mot hur de används.

Kontakta den som är ansvarig för din sektion eller avdelning, så hjälper vi dig. Tycker du att dina uppgifter hanteras fel kan du också vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

Användarvillkor

• Din personliga länk är personlig. Den som har den kan se ditt schema och ändra din tillgänglighet. Dela den inte. Har den kommit på avvägar — be en ansvarig om en ny, så slutar den gamla att fungera direkt.
• Schemat kan ändras. Kontrollera alltid länken inför ditt pass. Vid osäkerhet gäller vad din ansvarige säger.
• För ansvariga: använd uppgifterna bara för planeringen, lämna inte ut dem och exportera dem inte i onödan. Håll ditt lösenord för dig själv och logga ut på datorer som andra använder.
• Tjänsten tillhandahålls utan kostnad och i befintligt skick. Vi gör vårt bästa för att den ska fungera, men kan inte garantera att den alltid är tillgänglig.
• Ändras villkoren uppdateras datumet högst upp på sidan.